Porqué invertir en formación.

Porqué invertir en formación.

En la gran mayoría de las pequeñas empresas, así como las micro empresas y los profesionales autónomos, tienen una estructura muy limitada y más en la actualidad, donde prima la supuesta eficiencia productiva en detrimento de los costes estructurales. La especialización se ha potenciado en el proceso productivo dejando las tareas administrativas como mal menor, como tareas que no revisten importancia dentro de la empresa. En el mejor de los casos, estas tareas se subcontratan, se externalizan, como la contabilidad, dejando los procesos administrativos más cotidianos a cargo del empresario, o del personal administrativo.

En este tipo de empresas no se es consciente de la verdadera importancia de estas tareas y el de realizarlas correctamente. En la administración, al igual que en cualquier ámbito de nuestra organización, está casi todo inventado e innovar en los procesos resulta tremendamente complicado, máxime cuando estamos sometidos a una presión en las obligaciones mercantiles, fiscales y laborales, que no dejan un ápice de iniciativa a la empresa. Si bien es cierto que la tecnología nos está proporcionando herramientas para el funcionamiento administrativo cada vez más eficaces y fiables, no ocurre lo mismo con el proceso o flujo documentario, que prácticamente es inamovible.

El circuito documentario es prácticamente idéntico para la mayoría de las empresas. Se pueden incorporar matices, que ayudan a su tratamiento como la digitalización, u obviar procesos, dependiendo del sector, del nivel de control o de la utilidad que se le desee obtener, pero a grandes rasgos está muy definido.

En nuestro caso nos debemos centrar en el proceso de venta y por comparación (invirtiendo los términos) el de compra, pero lo que debemos analizar y asegurar el correcto funcionamiento es el de nuestras ventas.

Si dividimos en cuatro fases este proceso de la venta para el objeto que nos ocupa, tendríamos:

1.- Contacto con el potencial cliente y oferta de nuestros servicios.

2.- Confirmación de la venta: aceptación del presupuesto y/o pedido.

3.- Entrega o realización del servicio.

4.- Cobro de la factura.

Es evidente que el fin de este proceso (y de la empresa también) es el cobrar la totalidad de la factura. Cuando se produce un impago de alguna factura no solamente dejamos de obtener:

  • el posible rendimiento o beneficio de la misma,
  • además hemos de añadirle, los costes necesarios para producir lo vendido,
  • el IVA repercutido, aunque posteriormente se pueda compensar.

Estas tres partidas sumarán el total de la factura, por lo que en nuestra cuenta de resultados ya lo podemos ir descontando. Y los gastos que tenemos que ir empezando a añadir:

  • coste financiero del importe de la factura, en caso de la empresa disponga de liquidez, será menor,
  • coste de oportunidad, si dispusiésemos del importe de esta factura no cobrada, qué podríamos haber hecho?,
  • gastos producidos por la devolución de la factura y los incurridos por la gestiones para su cobro.

Es realmente elevado el coste en que el empresario va a incurrir por un incumplimiento de su cliente, pero ¿qué se puede hacer para evitarlo?: FORMAR.

Formar: Conocer al cliente antes de formalizar el pedido, realizar el proceso de venta correctamente, cumplir los procedimientos marcados por la empresa, seguimiento del cumplimiento de los plazos de cada fase y rigurosidad en las decisiones a tomar en las reclamaciones del cobro.

Esto no quiere decir que no se produzcan impagados, ni las empresas con el personal más formado y realizando los más exhaustivos análisis de riesgos a sus clientes como son los bancos, se libran, pero sí que habrá dos aspectos que en la propia empresa mejorará:

1.- A un cliente le gusta que su proveedor sea serio, formal, riguroso y exigente en el trabajo y en las relaciones, muestra eficiencia y transmitimos seguridad.

2.- Se reducirán los impagados al ser detectados con anterioridad aquellos posibles morosos que buscan al incauto proveedor para darles el sablazo y, en aquellos casos que se produzca el impago por un cliente debido a una situación sobrevenida, podremos actuar rápidamente y conseguir garantizar la deuda y asegurarnos el cobro, ya que la deuda vieja es sinónimo de deuda que nunca se cobra.

 

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