Prevención de Riesgos

Prevención de Riesgos

Prevención de impagados y gestión de cobro.

Prevención de impagados y gestión de cobro - contaclic
Contaclic

En contaclic sabemos que la mejor herramienta es la prevención y para ello el mejor instrumento es la formación. De ahí que en todos los procesos en los que la empresa pueda intervenir sin tener que contratar los servicios externos, nosotros los vamos, no sólo a apoyar, sino a enseñar y fomentar, lo que va a suponer una mayor eficiencia a la empresa y también una reducción importante en costes.

Nuestro servicio de “Prevención de impagados y gestión de cobro” abarca desde el momento en que se empieza a generar los derechos de cobro, pasando por todas sus fases de producción o realización del servicio de su cliente, hasta el momento en que se realiza o efectúa el cobro y que, en caso de producirse el impago, dar las soluciones y hacer las gestiones necesarias para la recuperación del crédito moroso.

Diagnóstico/auditoría.

La morosidad afecta por igual a casi todos los sectores, pero no en la misma intensidad, así como no todas las empresas tienen la misma estructura y recursos, por eso es importante antes de poder iniciar cualquier plan de prevención, el realizar un estudio pormenorizado del sistema actual, de esta manera se obtendrán unos resultados más efectivos y más rápidos.

El Plan de Prevención.

Una vez obtenido el resultado del diagnóstico, se deben establecer las pautas necesarias para realizar el Plan de Prevención. A la hora de realizarlo lo dividiremos en dos partes: formación e información.

Formación.

Cuando se produce un impago de una factura e iniciamos la gestión de la recuperación del crédito moroso, nos encontramos con infinidad de escusas que, si bien el dicho popular las clasifica como de mal pagador, esto no puede servir de consuelo a la empresa. Entre los principales motivos que puede argumentar el cliente moroso, van desde que no nos han servido lo que hemos pedido, que no he recibido nada, que las condiciones de precio y/o vencimiento eran otras, etc. excusas que si hubiésemos realizado el proceso de la venta convenientemente, seguro que no se podrían utilizar y la reclamación de cobro tiene más posibilidades de éxito. También cuando se inicia la gestión de recobro, se debe seguir cierta metodología, la cual nos guiará, si fuese posible el cobro, a su fin. Si hemos realizado todo el proceso de una forma correcta, facilitará en caso de reclamación judicial, muchísimo el trabajo del letrado, ya que al disponer de las pruebas necesarias y precisas con total seguridad la sentencia será favorable.

Detectadas las necesidades de formación en el diagnóstico previo, se diseñará una acción formativa específica y adaptada a la empresa, teniendo en cuenta el sector de actividad, el número de personas y la formación previa de la misma.

Información.

La buena información nos aporta conocimiento a la hora de la toma de decisiones y toda empresa debe procurar obtener la mayor y mejor información de sus clientes antes de proceder a concederles crédito comercial.

En la empresa tenemos dos fuentes de información: interna y externa.

Interna.

Si es un cliente antiguo, ya disponemos de un histórico de sus actuaciones (pedidos, facturas, comportamientos en los pagos, etc.) y en algunos casos informaciones, más subjetivas pero que debemos tenerlas presente, de nuestros comerciales, repartidores e incluso de la Dirección.

Otra fuente imprescindible es la contabilidad. De aquí debemos calcular los ratios necesarios para poder establecer volumen de riesgo a cada cliente y también conocer nuestros costes por la financiación a nuestros clientes.

Externa.

Las referencias de otros proveedores o clientes de nuestro cliente, siempre son importantes a la hora de hacernos una opinión sobre el mismo, pero no deben ser las únicas ya que no siempre son objetivas e incluso en ocasiones mal intencionadas.

Los informes comerciales nos van a permitir obtener mucha información del cliente, con un histórico muy completo y una gran cantidad de datos económicos de la empresa. Estos informes incluso vienen personalizados con una clasificación de nivel de riesgo/solvencia que indican hasta la posible cantidad por la que se puede asumir un riesgo.

Nuestros informes están confeccionados de forma que su interpretación sea clara y concisa, sin tecnicismos complicados y con toda la información que la empresa necesita. En caso de ser necesario estos informes se ampliarían a informes patrimoniales del administrador o administradores y/o ASNEF, RAI u otros archivos de bases de datos con informaciones del cliente analizado. Evidentemente mientras la empresa decida, se mantendrá un seguimiento continuo de esta empresa, por lo que cualquier cambio que se produjese la empresa tendría conocimiento.

En cualquier caso lo ideal es trabajar sabiendo cómo tratar la información obtenida por el personal de la empresa, combinándolo con los informes comerciales y otras informaciones.

Todo este sistema de información debe retroalimentarse, no sirve de nada hacer el esfuerzo de conocer a nuestro cliente, si después nos olvidamos de hacerle un seguimiento continuo, creando las alertas precisas que nos indiquen cualquier modificación de su estatus de solvencia.

Reclamación.

Si aún después de tener los procedimientos implantados y a pleno funcionamiento, se produjese un impagado se deberá proceder a su reclamación.

Reclamación amistosa.

El inicio de la reclamación deberá hacerse de manera inmediata. Los plazos para la reclamación amistosa deben ser mínimos, al momento en que la factura supere la fecha de vencimiento, debe ponerse en marcha el procedimiento de reclamación. Éste consistirá en reclamaciones telefónicas, vía mail, cartas certificadas, buro fax, etc. todo aquello que en un principio pueda dar la posibilidad al deudor de satisfacer la deuda y por otro, en caso de no producirse el pago, tener los elementos probatorios suficientes para obtener sentencia favorable en la reclamación judicial.

Reclamación judicial.

En el caso de que todo lo anterior haya sido infructuoso, se deberá proceder a la reclamación vía judicial. El procedimiento a seguir será el que el departamento jurídico estime más conveniente para la recuperación de la deuda de la empresa, ya sea monitorio u ordinario.

Sí que es conveniente detallar que para que esta última oportunidad de cobro de la deuda, los procedimientos anteriores han de haberse desarrollado de forma impecable, ya que de no ser así muy probablemente el pertinaz moroso se habrá salido con la suya.

Los plazos y los procedimientos son muy importantes para poder efectuar la solicitud de compensación del IVA/IGIC repercutido. A la empresa se le indica cómo realizarlo y en caso de no ser posible, nosotros nos encargaríamos de ello.

Para más información no dude en ponerse en contacto con nosotros

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